QuaSiD - Quality assurance in the digitisation strategy: success factors and constellations of actors in the dissemination and anchoring
Many digitisation projects in universities have already been successfully implemented and found broad acceptance, while other projects have brought little benefit to those involved. In order to gain a deeper understanding of the success and failure factors of digitisation projects, their diffusion and fundamental challenges, the QuaSiD project would like to focus on examples of different digitisation processes and strategies at universities and in cross-university cooperation.
The project focuses on the question of the moments and the central constellations of actors that constitute a successful dissemination and sustainable anchoring as a quality assurance measure of digitisation projects within the digitisation strategy. To this end, in a first step, the actor constellations involved in this process and their effects will be examined by means of case studies and a method triangulation of guideline interviews and document analyses with the help of actor-network theory (cf. for example Callon & Latour 1981; Callon 1986; Latour 1987; Law 1992). Strategies currently in use will also be analysed and reflected upon under the premise of the university as a special form of organisation (cf. Cohen/March 1974; Mintzberg 1979). In a second step, patterns of success or failure factors are identified. Finally, in the third and final step, the insights gained are compiled and recommendations for action developed on this basis.
Unter Einbeziehung der Einzelergebnisse während der gesamten Projektlaufzeit wurde das Modell der Kollektiven Veränderung erstellt. Dieses beschreibt die Gelingensbedingungen und Handlungsvariablen für eine nachhaltige Verstetigung und Verankerung von Digitalisierungs-projekten in einer Digitalisierungsstrategie.
Unsere Untersuchungen zeigen, dass der Erfolg einer hochschulweiten Digitalisierung – im Sinne eines digitalen Veränderungsprozesses – von einer Vielzahl von Faktoren abhängig ist und nicht auf einen einzelnen Erfolgsfaktor oder ein Best-Practice minimiert werden kann. Vielmehr ist es das Zusammenspiel unterschiedlichster Faktoren, das einen erfolgreichen von einem weniger erfolgreichen Veränderungsprozess unterscheidet. Wir zielen daher in unserem Modellauf die Faktoren und Handlungsvariablen, die einen solchen hochschulweiten Prozess bedingen und fördern und die wir als Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung in einem Modell mit den Komponenten der Kollektiven Veränderungsbereitschaft, Veränderungsmöglichkeit und Veränderungskompetenz beschreiben. Die Kollektive Veränderungsbereitschaft hat sich in unserer Untersuchung als zentrale Gelingensbedingung herausgestellt, die von den beiden weiteren Komponenten im Sinne von Umsetzungsbedingungen gerahmt wird.
- Die Kollektive Veränderungsbereitschaft beschreibt die Bereitschaft des akademischen Personals zur Veränderung,
- die Veränderungsmöglichkeit stellt die Rahmenbedingungen für die digitale Transformation in den Mittelpunkt,
- die Veränderungskompetenz bedeutet, dass die Beteiligten über das nötige Wissen und Können verfügen, um den digitalen Transformationsprozess erfolgreich zu durchlaufen.
Die Kollektive Veränderungsbereitschaft setzt sich aus den sechs Handlungsvariablen Professionalität und Freiräume, Erkennbarer Nutzen, Qualitätsbedingungsmanagement, Transparenz und Sichtbarkeit, Abstimmung und Vernetzung und Soziale Akzeptanz durch Legitimität der Veränderung zusammen. Innerhalb der Veränderungsmöglichkeit wurden als Gelingensbedingungen die Handlungsvariablen der klaren Verantwortlichkeit und der Bereitstellung von Res-sourcen herausgestellt. Die Verantwortlichkeiten werden dabei aufgeteilt zwischen der Hoch-schulleitung, der unterstützenden Ebenen, der Digitalen Netzwerker und der Unterstützungs-strukturen. Als notwendige Ressourcen wurden Personen, Technik und Infrastruktur erarbeitet. Die Veränderungskompetenz umfasst sowohl eine Entscheidungskompetenz als auch eine Handlungskompetenz, welche für die gelungene Ausführung der anderen Gelingensbedingungen notwendig sind. Diese Ergebnisse gehen weit über den vor Projektanfang bekannten Wissensstand hinaus.
Für den Erfolg einer hochschulweiten Digitalisierung erscheint nach unseren Ergebnissen das Schaffen Kollektiver Veränderungsbereitschaft durch das wechselseitige Zusammenspiel von sechs Handlungsvariablen von zentraler Bedeutung zu sein. Insgesamt zeigen unsere Analysen auch, dass eine übergeordnete und erfolgskritische Anforderung im digitalen Veränderungsprozess die Synchronisation verschiedener Dynamiken im Sinne eines situativen Gleichgewichts zwischen Dynamik und Synchronisation ist, weshalb der Erfolg nicht auf einen einzelnen Faktor oder ein Best-Practice minimiert werden kann.
Dabei ist es eine zentrale Herausforderung die grundlegenden Innovationsdynamiken der Digitalisierung und die – häufig befristeten bzw. projektbasierten – Beschäftigungsstrukturen an den Hochschulen sowie die gremienbasierten Entscheidungswege und demokratisch gewählte Amtsperioden in der akademischen Selbstverwaltung zusammenzuführen. Unser empirisches Material zeigt darüber hinaus, dass sich eine Vielzahl kleinteiliger iterativer Schleifen entwickeln, die ebenso zu einem erhöhten Synchronisationsbedarf führen. Die kleinteiligen Schleifen und projektbasierten Prozesse fördern Innovationen. Diese müssen jedoch nachhaltig implementiert und in verlässliche und trotzdem agile Organisationsstrukturen überführt werden. Dies hat auch zur Folge, dass der Wandel nicht radikal, sondern inkrementell und evolutionär erfolgt. Unsere im Modell Kollektiver Veränderung zusammengefassten Ergebnisse zeigen in seinen Mechanismen und Gelingensbedingungen dabei deutliche Parallelen zu sogenannten agilen Ansätzen. Wichtig erscheint es uns für einen erfolgreichen Veränderungsprozess bei Veränderungskompetenz nicht nur auf Schwerpunkte im Umgang mit Veränderung, sondern auch auf Entscheidungskompetenz in unsicherer Entwicklung zu legen. Ein weiteres Ergebnis unserer Untersuchungen ist die Unterscheidung von befristeten Projekten hinsichtlich ihrer Implementierung von erfolgreichen Strategien. Projekte haben relevante Funktionen im Innovationsprozess und fördern die Entwicklung der Digitalisierung auf unter-schiedliche Weise. So kann mithilfe von Projekten weitgehend irritationsfrei und losgelöst vom Alltagsgeschäft (personell, finanziell) gearbeitet werden und es entstehen Experimentierräume für Innovationen. Gleichzeitig sind sie jedoch bezüglich der Nachhaltigkeit mit Herausforderungen verbunden. Die extern finanzierten Projekte wenden sich dabei stärker einer forschungs-orientierten Gesamtentwicklung im Zuge der Digitalisierung zu und sind abgelöster von der breitenorientierten Entwicklung. Anders als die drittmittelfinanzierten Projekte dienen interne Projekttöpfe oft nicht der Tiefe der Innovation, sondern insbesondere der nachhaltigen Implementierung und Verstetigung der digitalen Transformation in der eigenen Hochschule. Somit scheinen interne Projektformen eine geeignete Lösung für die Etablierung nachhaltiger Entwicklungen zu sein, die im situativen Gleichgewicht von Dynamik und Synchronisation die bestehenden Fördermaßnahmen und Hochschulstrategien sinnvoll ergänzen.
Graf-Schlattmann, M.; Meister D. M.; Oevel G. & Wilde M. (i.E.): Kollektive Veränderungsbereitschaft als zentraler Erfolgsfaktor von Digitalisierungsprozessen an Hochschulen. In: Zeitschrift für Hochschulentwicklung. 15/1 (Publication March 2020).
Graf-Schlattmann, M., Meister, D. M., Oevel, G. & Wilde, M. (2019): Success Factors for the Consolidation and Anchoring of Digitalisation Projects. In: Hochschulforum Digitalisierung (2019). Strategies Beyond Borders – Transforming Higher Education in a Digital Age. Book of Abstracts. Berlin: Hochschulforum Digitalisierung. S. 12-14. Link: https://hochschulforumdigitalisierung.de/sites/default/files/dateien/HFD_AP_51_Strategies_Beyond_Borders_BookofAbstracts_web.pdf
Graf-Schlattmann, Marcel, Meister, Dorothee M., Oevel, Gudrun, & Wilde, Melanie (2019): Digitalisierungsstrategien auf dem Prüfstand – eine empirische Untersuchung auf Basis der Grounded-Theory-Methodologie an deutschen Hochschulen. In: Hafer, J., Mauch M. & Schumann, M. (Hrsg.). Teilhabe in der digitalen Bildungswelt. Münster, New York: Waxmann. S. 14-26. Link: https://www.waxmann.com/?eID=texte&pdf=4006Volltext.pdf&typ=zusatztext
Graf-Schlattmann, Marcel, Meister, Dorothee M., Oevel, Gudrun, & Wilde, Melanie (2019): Digitaler Wandel als strategischer Transformationsprozess – zum allgemeinen und hochschulspezifischen Verständnis der Digitalisierung. Link:
https://zenodo.org/record/2589943
Graf-Schlattmann, Marcel; Meister, Dorothee M.; Oevel, Gudrun; Wilde, Melanie (2018): Hochschulstrategie als Prozess. Zum allgemeinen und hochschulspezifischen Begriff der Strategie. Link: https://zenodo.org/record/1293797
26/27.03.20 (accepted contribution)
Conference: 15th Annual Conference of the Society for Research on Higher Education (GFHF), Hamburg. Lecture: Success factors and conditions for the strategic digitisation of higher education teaching.
21.02.20
Conference: Third Spaces!? Digital Learning Environments for the Promotion of Theory-Practice-Relationships in University Teaching, University of Jena. Lecture: Success factors of digitisation processes at universities.
09/10.12.19
Conference: Strategies Beyond Borders - Transforming Higher Education in a Digital Age, Hochschulforum Digitalisierung, Berlin. Workshop: Success factors for the continuity and anchoring of digitisation projects.
29.11.2019
Webinar: "Digital higher education: From Research into Practice" of the VDI/VDE IT. Lecture and discussion: How to anchor digitisation projects sustainably.
21.10.2019
Conference: HFDcon 2019: Networking meeting of the projects from the BMBF funding lines "Research on digital higher education". Organisation of two thematic tables: "Which results can and should be sustainably anchored? How can this be achieved beyond a university" and "Which topics have remained open?
08/09.10.19
Conference: 20th DINI Annual Conference "1999-2019-2039: Innovative projects in research, teaching and infrastructure, Osnabrück. Poster contribution: Collective willingness to change as a success factor in the digital transformation of university teaching
16-19.09.19
Conference: Joint Annual Conference DELFI & GMW, Berlin. Lecture followed by discussion: Digitisation strategies on the test bench.
23./24.05.2019
Conference: University CIO Congress 2019, 23/24 May 2019, Göttingen. Workshop: Disseminate and anchor digitisation projects sustainably.
29.01.2019
Institute Colloquium Media Studies, University of Paderborn. Lecture with subsequent discussion: Quality Assurance in the Digitization Strategy.
13.11.2018
Conference: Conference Networked University - Networks for Teaching, TU Darmstadt. Poster contribution: Digitization in the university context: A strategic change process through networking and cooperation.
10./11.07.2018
Conference "State of the Art 2018: Strategic Opportunities and Fields of Action for Digitisation" at Herrenhausen Castle, Hanover. Poster contribution: Digitisation in the university context: A strategic change process. i.V.
21./22.03.2018
Conference "Digitization as a challenge for university didactics" at the Johannes Gutenberg University Mainz. Poster contribution: Higher education strategy as a process: On the general and university-specific understanding of the concept of strategy. link: www.zq.uni-mainz.de/files/2018/05/QuaSiD.pdf
03./04.07.2017
Symposium "Universities in the Digital Age" at the Federal Ministry of Education and Research in Berlin. Presentation of the project: Quality Assurance in the Digitisation Strategy:
Success Factors and Actor Constellations in Dissemination and Embedding. link: www.wihoforschung.de/_medien/downloads/16DHL1020_QuaSiD_Poster_Fachtagung.pdf
30.03.2017
Systematically identify and strengthen cooperation potentials. Lecture at the annual conference of the Society for Research on Higher Education (GFHF) in Hannover
Press conference of 13.03.17 https://www.bmbf.de/de/auf-dem-weg-zum-virtuellen-hoersaal-3951.html
Paderborn University
Information and Media Technologies Center (IMT)
Project QuaSiD
Warburger Str. 100
33098 Paderborn
Project management
Prof. Dr. Gudrun Oevel, head of the Information and Media Technologies Center (IMT)
Applicants
Prof. Dr. Gudrun Oevel, head of the Information and Media Technologies Center (IMT)
Prof. Dr. Dorothee Meister, chair for media education and empirical media research
Melanie Wilde M.A., scientific assistant at the Information and Media Technologies Center (IMT)
Project members
Marcel Graf-Schlattmann, M.A.
Information and Media Technologies Center (IMT)
Phone: 0 52 51 / 60-5662
E-mail: marcel.graf.schlattmann@upb.de
Birte Thomsen, M.A. (since January 2020)
Information and Media Technologies Center (IMT)
Phone: 0 52 51 / 60-5662
E-mail: bthomsen@upb.de
Former project members
Melanie Wilde, M.A. (March 2017 - January 2020)
