SharePoint 2010 als Plattform zur Dokumentenverwaltung

Mitglieder von Arbeitsgruppen und Projekten erstellen täglich gemeinsam Texte, Berichte, Präsentationen und vieles mehr. Diese Dokumente werden in der Regel mehr oder weniger unstrukturiert auf dem eigenen Rechner verwaltet und den Teammitgliedern per E-Mail oder bestenfalls in einem gemeinsam genutzten Dateisystem zur Verfügung gestellt. SharePoint bietet als Kooperationsplattform wesentlich umfangreichere Möglichkeiten, Dokumente gemeinsam zu erstellen und für das gesamte Team verfügbar in sogenannte Teamsites abzulegen und zu verwalten:

• Strukturierte Speicherung beliebiger Dokumente in Dokumentenbibliotheken mit frei definierbaren Metadaten

• Frei definierbare, rollenbasierte Zugriffsrechte auf Bibliotheken, Ordner und – auf Wunsch – einzelne Dokumente

• Versionskontrolle mit Kommentierung und möglichem Rückgriff auf alle bisher erstellten Dokumentenversionen

• Zeitgleiches kooperatives Bearbeiten von Microsoft-Office-Dokumenten durch mehrere Autoren

• Anpassbare, inhaltsbezogene Suche in allen erreichbaren Dokumentenbibliotheken

• Erstellung verschiedener Ansichten auf die Dokumentenbibliotheken

• Einfacher Zugriff auf Offline-Kopien aller Dokumente mit automatischer Synchronisation im späteren Online-Betrieb

• Bearbeitung von Microsoft-Office-Dokumenten direkt im Browser (kein Office-Paket auf dem Clientsystem notwendig)
   

Weitere SharePoint-Features für die Teamarbeit

Zusätzlich zu den genannten Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung bietet SharePoint standardmäßig eine Reihe weiterer Funktionen zur Unterstützung von Teamarbeit, die auf Wunsch auf der Teamsite aktiviert werden können:

• Foren: Auf einer Teamsite können Diskussionsforen erstellt werden, in denen die Teammitglieder verschiedene Themenbereiche diskutieren können.

• Wikis: Teammitglieder können ihr Wissen auf Wikiseiten dokumentieren und austauschen.

• Blogs: Teammitglieder können Blogs erstellen und Beiträge durch andere Teammitglieder kommentieren lassen.

• Kontakte und Termine: Teams können Kontakte und Termine gemeinsam verwalten und darauf über Outlook oder RSS-Feeds zugreifen.

• Meine Website: Jedes Teammitglied kann sich eine persönliche Website erstellen, dort eigene Dokumente speichern, SharePoint-Inhalte verlinken und kommentieren, ein persönliches Profil pflegen u. v. a. m.

Über die beschriebenen Standardfeatures hinaus gibt es zusätzliche Möglichkeiten, die auf einer SharePoint-Site aktiviert werden können. Insgesamt kann man sich SharePoint als einen umfangreichen Baukasten vorstellen, mit dem sich spezielle Lösungen mit unterschiedlichster Komplexität gestalten und bereitstellen lassen.

So lassen sich beispielsweise das Design jeder SharePoint-Site quasi beliebig anpassen sowie Workflows mit dem SharePoint-Designer im Baukastenprinzip erstellen und im SharePoint-Server instanziieren.
 

SharePoint-Teamsites als Dienstleistung des ZIM

Das ZIM bietet Arbeits- und Projektgruppen der Universität das Hosting von SharePoint-Teamsites auf dem SharePoint-Server 2010 als Dienstleistung an. Zum Standard-Leistungsumfang gehören dabei:

• Das Hosting der Teamsite auf einem SharePoint-Server mit jeweils redundant ausgelegten Serverkomponenten für höchstmögliche Verfügbarkeit

• Einbindung in die IMT-Serverstruktur mit den gewohnten Sicherheitsstandards und unter Verwendung der Account- und Gruppenverwaltung des ZIM für Authentifizierung und Autorisierung

• Tägliches Backup aller Inhalte und – falls notwendig – Wiederherstellung auch einzelner Dokumente

• Erstberatung bei der Einrichtung einer Standard-Teamsite und der Wahl der benötigten Features für die Anforderungen der Gruppe

Eine weiter gehende Nutzung der SharePoint-Angebote, etwa für das Hosting einer SharePoint-Eigenentwicklung oder Unterstützung beim Aufbau und der Gestaltung komplexerer Teamsites, ist jeweils nach Absprache und im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ressourcen möglich.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an zim@uni-paderborn.de.